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ISO认证审核签到系统使用常见问题解答

2021-09-13

根据《认监委关于核证人员网络签到监管系统上线运行的通知》(国认监发〔2020〕3号)的安排,认证人员现场核验认证人员网络签到监管系统上线运行。本文对系统使用中的常见问题进行了整理,供认证机构和审核者参考。

ISO认证审核

提问:是否要求认证机构单独填报微信“认证到”小程序中的审核任务信息?

回答:在认证认可业务信息统一上报平台、中国食品农产品认证信息系统中,认证机构只需提交认证审核计划信息,认证审核签到系统从2021年9月15日起自动从上述系统生成数据生成“认证”小程序。

提问如何把握微信“认证到”小程序中的照片签到和上传时间?

回答:根据国认监〔2021〕3号文的规定,“审核会开始时有一次签到,审查末次会议结束时签到一次”,具体如下:

(1)一次会议登记和上传照片的时间:迟不得迟于一次会议开始2小时,也可在初次会议开始之前(仅限于初次会议当天)。

(2)后一次会议签退和上载照片的时间:迟应在会议结束后2小时内,在会议结束后的2小时内开始。

提问是否可以在审核计划位置之外签到?

回答:可在任意地点登记,系统自动记录签到地点和时间。位置偏差较大的,“认证到”小程序会提示异常,审核人员和认证机构应填写异常说明。

提问Certification到小程序显示“上报的审核地址不能在地图上定位”,该如何操作?

回答:例如,认证机构上报的认证审核计划信息“审核地址”不规范,将导致“认证到”小程序提示“上报的审核地址无法在地图上定位”。

如果发生这种情况,审核员可以继续签到,“认证到”小程序在签到后会提示异常,审计员和认证机构填写异常说明。

提问现在什么情况下系统会提示异常,什么时候提示?

回答:现有的认证审核签到系统设置有3个异常规则,后期将根据系统的运行和监管情况适时调整异常规则。

(1)没有登记。审核组出现“签到/签退”记录不完整,审核计划结束以后提示异常。

(2)位置偏差。超过5公里的暂定偏差视为位置偏差,签到后提示异常。

偏距计算法:

单场:审核计划中签到地点与签到地点之间的直线距离。

多重地点:签到地点与近审核计划地址的直线距离。

(3)照片没有上传。首末次会议照片没有上传,审核计划结束以后提示异常。

提问什么地方可以看到异常提示?

回答:审计人员可以在“认证到”小程序“审核日历”功能中查看异常提示,审核异常日期显示为红色叹号,点击日期将显示一个具体审核项目信息和异常描述链接。

提问审核组中的部分审核员按照审核计划不参加全部审核,怎么签字?

回答:如果存在审核组成员不参与审核全过程的情况,认证机构在提交认证审核计划时,应在“备注”栏中注明,审核计划信息(包含备注)将提取到系统管理端的审核审核信息。

审核人员在“认证到”小程序签到时,应根据实际情况拍照上传首末次会议照片。没有参加首末次会议的审核员,可以在“其他照片”栏上上传现场审核照片,以证明按计划前往现场审核。

提问多重评审时,每场都要签名吗?

回答:多方位审核根据上报的认证审核计划而异,有不同的签到要求。

(1)在多个地点审核报告审核计划时,应单独对各分场所进行签到。

(2)多地点审核报为一条审核计划时,应在计划上报时在“审核地址”字段中填写具体的多地点地址(需用全角分号隔开报送),签到可在填报的任何一地址进行。首尾会议照片应包括所有审核小组成员,照片可为1-3张。若审核组成员未参加分场所初审会,可在「其他照片」栏内上传现场审核照片,证明已按计划前往现场审核。

提问受审企业是一个涉密单位,无法登记并拍摄首期会议照片,该怎么操作?

回答:若涉及密单位因涉密要求不能签到并拍摄首末次会议照片的,则计划审核后系统将提示异常,由审核员和认证机构填写异常说明。

提问如果发生不可预见的特殊情况,审核计划现场临时调整,与上报审核计划不一致时,如何签署?

回答:根据实际情况签到。如果“认证到”小程序不再允许签到,并且存在异常提示,审核人员和认证机构必须填写异常说明。

提问当审核计划漏报、“认证到”小程序未推送签到任务时,如何签到?

回答:若遗漏审核计划,将导致无法签到。所提交的认证审核计划的真实性、完整性和有效性必须得到保证。

其它常见问题见《认证人员网上签到核验系统使用手册》


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